(Bước 1) Khi tổ chức cá nhân chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ này gửi về Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật (gọi tắt Chi cục) tiếp nhận xem xét, thành phần hồ sơ đủ, đúng thì tiếp bước 2, nếu chưa đạt thì hướng dẫn tiếp tục hoàn chỉnh.

(Bước 2) Sau đó Chi cục có văn bản thông báo thời gian, nội dung kiểm tra thực địa, trường hợp đạt tiếp tục bước 3, nếu chưa đạt Chi cục đề nghị vùng trồng tiếp tục khắc phục và có báo cáo Chi cục để kiểm tra lại.

(Bước 3) Chi cục tổng hợp báo cáo Cục Bảo vệ thực vật để thực hiện đàm phán với nước nhập khẩu.

(Bước 4) Cục Bảo vệ thực vật đàm phán để nước nhập khẩu cấp mã số, thời điểm gửi danh sách/hồ sơ này có thể là gửi ngay sau khi nhận được từng bộ hồ sơ hoặc định kỳ tùy thuộc vào yêu cầu của nước nhập khẩu (ví dụ với Hoa Kỳ thì gửi ngay sau khi soát xét hồ sơ đạt yêu cầu, với Hàn Quốc gửi 1 tháng/1 lần, với Trung Quốc thì định kỳ là 3 tháng/lần hoặc theo yêu cầu của phía Tổng cục Hải quan Trung Quốc...).

(Bước 5) Thông báo kết quả phê duyệt của nước nhập khẩu. Sau khi nhận được thông tin phê duyệt hoặc mã số được cấp của nước nhập khẩu, Cục Bảo vệ thực vật thông báo ngay bằng văn bản cho Chi cục, Chi cục thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu hoặc người đại diện vùng trồng, đồng thời tiến hành giám sát việc đảm bảo tuân thủ yêu cầu của nước nhập khẩu.

Để bảo vệ và duy trì mã số vùng trồng, ngoài việc giám sát của cơ quan quản lý, chính các tổ chức, cá nhân và nông dân phải xem mã số vùng trồng như một loại tài sản và có ý thức tự bảo vệ, duy trì kiểm tra giám sát để sẵn sàng xuất khẩu như ghi chép nhật ký, tuân thủ kiểm soát đối tượng kiểm dịch thực, tuân thủ an toàn thực phẩm, chứ không thể có tư duy là chưa xuất được không tuân thủ các yêu cầu của nước nhập khẩu, việc đó sẽ gây bị động cho mã số vùng trồng của mình. Trường hợp không duy trì thì có thể bị thu hồi mã số bất cứ lúc nào khi lô hàng bị nhiễm đối tượng kiểm dịch thực vật hay dư lượng thuốc bảo vệ thực vật mà thị trường xuất khẩu quan tâm.

HPN